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Contribution Details
| Type | Dissertation |
| Scope | Discipline-based scholarship |
| Title | Web Controlling of Large Intranets |
| Authors |
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| Institution | Universität Zürich |
| Faculty | |
| Date | 2005 |
| Abstract Text | The Intranet has been set up in the enterprises as a medium of information. Even if it was seen as a technical feature of the IT department some years ago, a paradigm change has recently taken place during the last years. The Intranet is no longer settled into the IT department, but is now an integral component of the corporate communication. It is becoming more and more important because the organization members use the Intranet systematic for the spreading of information. On higher demands of the company and his members towards the procurement and distribution of information, and also as the steady pressure to the effectiveness and efficiency increase, the Intranet is transforming from an information medium to a communication medium to a working instrument. From the fact that more and more information is distributed through the Intranet, the organization members are increasingly confronted with the problem of flooding information: Documents cannot be found, information does not reach the suitable receivers or important instructions of the management are overlooked. As a consequence, discouragement and frustration spreads among the users. On the other hand, the company wants to make information available to all of its employees in order to reassure that knowledge is on the same level or to improve the effectiveness and raise the employees' contentment. In doing so, the company often does not know whether the action taken have led to success. The reality is often another where the company thinks that the employees are provided with the desired information, whereas the employees are disappointed because of the lack of information quality. We have first conducted interviews to find out how the opinion of the enterprises towards the Intranet is, and also to find out how they use it to counteract against the flood of information and mismatch. Therefore, three signs which have validity for all enterprises can be chosen. First, the Intranet is recognized as a central tool of the corporate communication and is no longer considered as a mere toy of technology freaks. Second, the Intranet is regarded as an important information medium. Lastly, controlling the improvement of information quality is carried out by the least enterprises. Furthermore, the results from the interviews showed that the enterprises want to speed up the transformation of the Intranet. However, it is also clear that they are only at the beginning of the transformation path. To raise the quality of information, we have developed a web controlling framework. This contains a web controlling process, which arranges the steps for the creation of the information space and a web perspective pattern, which generates different views of this space. Through this procedure and with the different views, the ability to form the information space is conducted. As we have explained above, it is insufficient only to provide information and to believe that the needs of the users are satisfied with that. The information mismatches between employees and company can be caused either by excessive demand of the employees with the exposure to the medium, or when the information is not present where the users logically expects it to be. In order to find out how the user moves in the information space, we have developed the generic filter pipeline. This filter pipeline derives the user behavior on the basis of web log file data. This user behavior reflects the real behavior of the information space users. In this way it is possible to indicate the discrepancy between the information offer of the company and the information search of the users. On the basis of the results ascertained from above, the information space can be adapted to the user with the help of a derived Boehmian spiral, in order to achieve a continuous improvement of the needs and the surfing behavior of the user. However, since the information offer and the needs of the user change dynamically, the Boehmian spiral runs through regularly. |
| Zusammenfassung | Das Intranet hat sich mittlerweile in den Unternehmen als ein Informationsmedium etabliert. Wurde es noch vor ein paar Jahren als ein technisches Feature der IT Abteilungen angesehen, so hat in den letzten Jahren ein Paradigmenwechsel eingesetzt. Das Intranet wird nicht mehr an die IT Abteilung angesiedelt, sondern ist nunmehr ein integraler Bestandteil der Unternehmenskommunikation. Es gewinnt immer mehr an Bedeutung, denn die Organisationsmitglieder setzen das Intranet gezielt zur Informationsverbreitung ein. Durch die immer höheren Anforderungen der Unternehmung und seiner Mitglieder an die Informationsbeschaffung und -verteilung also auch durch den stetigen Druck zur Effektivitäts- und Effezienzsteigerung, transformiert sich das Intranet vom Informationsmedium über das Kommunikationsmedium hin zum Arbeitsinstrument. Dadurch, dass immer mehr Informationen über das Intranet verteilt werden, sehen sich die Organisationsmitglieder vermehrt mit dem Problem der Informationsüberflutung konfrontiert. Dokumente können nicht gefunden werden, Informationen gelangen nicht an die entsprechenden Empfänger oder wichtige Weisungen des Managements werden übersehen. Als Folge davon macht sich Demotivation und Frustration unter den Benutzern breit. Auf der anderen Seite möchte das Unternehmen seinen Mitarbeitern Informationen zur Verfügung stellen, um den Wissensstand aller auf die gleiche Ebene zu heben, um ihre Effektivität zu verbessern oder um die Mitarbeiterzufriedenheit zu erhöhen. Dabei weiss das Unternehmen vielfach nicht, ob die ergriffenen Massnahmen zum Erfolg geführt haben. Die Realität sieht dann meist so aus, dass das Unternehmen glaubt den Mitarbeitern die gewünschte Information bereitgestellt zu haben, diese aber enttäuscht sind über die mangelnde Informationsqualität der Unternehmung. Wir haben Interviews durchgeführt, um erstens herauszufinden, wie die Haltung der Unternehmungen dem Intranet gegenüber ist, zweitens wie sie es benutzen, um der Informationsüberflutung und -mismatch entgegenzuwirken. Dabei können drei Merkmale herausgegriffen werden, die für alle Unternehmen Gültigkeit haben. Erstens, das Intranet wird als zentrales Werkzeug der Unternehmenskommunikation anerkannt und gilt nicht mehr als Spielzeug von Technikfreaks. Zweitens, das Intranet wird als ein wichtiges Informationsmedium angesehen. Und drittens, Controlling zur Verbesserung der Informationsqualität wird bei den wenigsten durchgeführt. Weiter ist aus den Interviews herausgekommen, dass die Unternehmungen die Transformation des Intranets weiter vorantreiben wollen. Es ist aber auch klar, dass sie sich erst am Anfang des Transformationspfades befinden. Um die Informationsqualität zu erhöhen, haben wir das Web Controlling Framework entwickelt. Dieser beinhaltet einen Web Controlling Prozess, der die Schritte zur Gestaltung des Informationsraumes festlegt und ein Web Perspektivenschema, das verschiedene Sichten auf diesen Raum generiert. Durch den Prozess und die verschiedenen Sichten soll der Informationsraum effektiv gestaltet werden können. Wir wir oben festgestellt haben, genügt es nicht nur Informationen bereitzustellen und zu glauben, dass die Bedürfnisse der Benutzer damit befriedigt würden. Der Informationsmismatch zwischen den Mitarbeitenden und der Unternehmung kann entweder durch die Überforderung jener mit dem Umgang des Mediums sein oder die Information befindet sich nicht dort wo die Benutzer sie logisch vermuten. Um herauszufinden, wie sich der Benutzer im Informationsraum bewegt, haben wir die Generische Filterpipeline entwickelt. Diese Filterpipeline leitet das Benutzerverhalten anhand von Web Logfile Daten ab. Dieses Benutzerverhalten widerspiegelt das reale Verhalten der Informationsraumbenutzer. Dadurch ist es möglich die Diskrepanz zwischen dem Informationsangebot der Unternehmung und der Informationssuche der Benutzer aufzuzeigen. Auf Basis der oben ermittelten Ergebnisse soll mit Hilfe einer abgeleiteten Böhmschen Spirale der Informationsraum durch eine kontinuierliche Verbesserung an die Bedürfnisse und das Surfverhalten der Benutzer angepasst werden. Da sich aber das Informationsangebot und die Benutzerbedürfnisse dynamisch ändern, wird die Böhmsche Spirale regelmässig durchlaufen. |
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