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Contribution Details

Type	Master's Thesis
Scope	Discipline-based scholarship
Title	Managing Publications with the Faculty Information System Merlin
Organization Unit	Software Evolution and Architecture Lab (Harald Gall)
Authors	Mark Odermatt
Supervisors	Harald Gall Gerald Reif Matthias Hert
Institution	University of Zurich
Faculty	Faculty of Economics, Business Administration and Information Technology
Date	2010
Abstract Text	The Faculty of Economics of the University of Zurich is currently making efforts to get certified by an American and a European accreditation institute. To get these certificates, self-assessment reports including data about publications, the scientific staff and the teaching activities have to be submitted every year. Gathering the required data was a manual task and quite tedious. The university therefore decided to implement an information system (Merlin) that manages the report data and serves as a centralized platform where employees manage their personal information. The goal of this master thesis was to implement Merlin’s functionality related to publications. We implemented Merlin as aWeb application using the Grails framework – a Java related technology that enables rapid application development. We provide functionality to manage publications and neatly integrate in the university’s IT environment. Publication data is exchanged with existing repositories (ZORA).We offer our users advanced search functionality and provide export mechanisms for BibTeX and XML. We implemented an intuitive user interface (UI) that adheres to the (new) corporate design of the University of Zurich and make use of modern Web technologies. AJAX and other Javascript related features support our users in their information submission by providing autocompletion and tooltips. Furthermore, the use of these client side technologies results in a very responsive user interface known from desktop applications. Last but not least, we implemented the report generation that is required for the accreditation institutes. The results are provided as comma-separated values (CSV) that can be manipulated or used for further calculations in Excel. To ensure the quality of our work, we did an evaluation with selected test users. The users had to accomplish several tasks and comment about their success. The results show that most of the functionality related to publication management is intuitively accessible. The documentation could be extended in some parts of the application to further support the users. In addition to this, the tests exposed that Javascript is still platform dependent. Especially some older versions of the Internet Explorer had problems with our application. Firefox or Google Chrome turned out to be the most tolerant browsers. With the feedback of our test users, we were able to address most of the problems of Merlin and improved the quality of our user interface.
Zusammenfassung	Die Wirtschaftswissenschaftliche Fakultät der Universität Zürich arbeitet an einer Zertifizierung durch eine europäische und eine amerikanischen Akkreditierungsstelle. Damit diese Zertifikate ausgestellt werden, ist es nötig jährlich über die Publikationen, die wissenschaftlichen Mitarbeiter und die angebotenen Lehrtätigkeiten einer Institution zu rapportieren. Die Daten, die dafür nötig sind, wurden bisher manuell erfasst, was sehr mühsam ist. Die Universität hat sich deshalb entschieden, ein Informationssystem (Merlin) zu implementieren, das die Daten für die Reports verwaltet und als zentrale Plattform dient, in der die Mitarbeiter ihre persönlichen Daten pflegen können. Das Ziel dieser Masterarbeit ist es, die Funktionen rund um die Verwaltung von Publikationen zu implementieren. Merlin wurde als Web Applikation mit Grails implementiert. Grails ist ein Java-basiertes Framework, das agile Entwicklung von Software erlaubt. Merlin bietet Funktionen zur Verwaltung von Publikationen und fügt sich nahtlos in die bestehende IT-Umgebung der Universität ein. Publikationsdaten werden mit bestehenden Bibliotheken ausgetauscht (ZORA). Wir offerieren unseren Benutzern eine flexible und durchdachte Suche und bieten export Mechanismen für BibTeX und XML. Die intuitive Benutzeroberfläche wurde an die neuen Designrichtlinien der Universität Zürich angepasst und setzt auf moderne Web-Technologien. AJAX und weitere mit Javascript realisierte Features unterstützen die Benutzer bei der Eingabe von Daten mit automatischer Vervollständigung und Tooltipps. Des Weiteren führt der Einsatz dieser Technologien auf Client-Seite zu kurzen Reaktionszeiten der Benutzeroberfläche, die sonst nur von Desktopapplikationen erreicht wird. Zu guter Letzt wurde ein Export der Reportdaten implementiert. Der Export liefert Werte, die durch Komma separiert werden, was weitere Manipulationen oder Kalkulationen in Excel erlaubt. Um die Qualität der Webapplikation zu sichern wurden Benutzertests durchgeführt. Die Benutzer mussten vorgegebene Aufgaben abarbeiten und über den Erfolg berichten. Die Resultate zeigen, dass der Grossteil der Funktionalität im Zusammenhang mit der Verwaltung von Publikationen intuitiv bedienbar ist. An einigen Stellen könnte die Dokumentation etwas umfangreicher sein und damit den Benutzern weitere Hilfen bieten. Leider stellte sich auch heraus, dass Javascript noch immer nicht Plattformunabhängig ist. Im speziellen tauchten Probleme mit älteren Versionen des Internet Explorers auf. Firefox und Google Chrome sind einiges toleranter und bereiteten keine Schwierigkeiten. Mit den Rückmeldungen der Benutzer konnten wir die meisten Probleme von Merlin beheben und die Benutzeroberfläche weiter verbessern.
Export	BibTeX