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Contribution Details

Type Bachelor's Thesis
Scope Discipline-based scholarship
Title Motivating effective breaks for knowledge workers with Break Scheduler
Organization Unit
Authors
  • Marinja Principe
Supervisors
  • Thomas Fritz
  • André Meyer
Language
  • English
Institution University of Zurich
Faculty Faculty of Business, Economics and Informatics
Date 2023
Abstract Text Knowledge workers generally have only a limited amount of personal resources, including energy, attention and physical capacity, to achieve tasks throughout their day. When these resources are depleted, the person can feel stressed and emotionally exhausted. Knowing how and being able to recharge personal resources is, therefore, essential. As knowledge workers often spend a large part of their day at work, it can be helpful to use time spent at work to establish tiny positive habits, which help to recharge personal resources. Several studies demonstrated that regular breaks can significantly reduce stress and physical discomfort. However, while many studies focus on identifying opportune moments to suggest breaks, they rarely consider the activities that knowledge workers pursue during the break. By the definition of resource depletion, each activity can recharge or deplete resources, depending on personal preferences, making break activities crucial for achieving beneficial breaks. This thesis explores how the Break Scheduler approach may increase users' awareness on their personal resources and break habits and how it supports them in identifying beneficial break activities to improve their personal resources. This approach focuses on self-experimentation to improve awareness through self-reporting and nudging. Additionally, a rule-based system suggests a break schedule which is personalized by the user and will be adjusted by the Break Scheduler over the use period based on the user's self-reports. The investigation included 13 participants who used the software over one to two weeks. A total of 154 breaks were reported, as well as 143 daily reports. Each participant also answered a pre- and post-intervention questionnaire, giving valuable insights into their demographics, previous break habits, and their experience with the Break Scheduler. Overall, the findings suggest that self-reporting and nudging, such as scheduling the breaks in advance and notifications, can improve the awareness of the participant's personal resources and break habits. Additionally, the personalisation aspect of the Break Scheduler is crucial to help users to identify break activities that were successfully supporting them to recharge their personal resources. The results of this thesis offer insights into the potential of the Break Scheduler approach in supporting knowledge workers to increase their awareness on their personal resources and break habits by self-reporting and nudging and in helping them find beneficial activities to improve their personal resources.
Zusammenfassung Wissensarbeiter verfügen im Allgemeinen nur über eine begrenzte Menge an persönlichen Ressourcen, einschließlich Energie, Aufmerksamkeit und körperlicher Kapazität, um die Aufgaben des Tages zu bewältigen. Wenn diese Ressourcen erschöpft sind, kann sich die Person gestresst und emotional erschöpft fühlen. Zu wissen, wie man persönliche Ressourcen wieder aufladen kann, ist daher von entscheidender Bedeutung. Da Wissensarbeiter oft einen großen Teil ihres Tages am Arbeitsplatz verbringen, kann es hilfreich sein, die am Arbeitsplatz verbrachte Zeit zu nutzen, um kleine positive Gewohnheiten zu etablieren, die dazu beitragen, persönliche Ressourcen wieder aufzuladen. Mehrere Studien haben gezeigt, dass regelmäßige Pausen Stress und körperliches Unwohlsein deutlich reduzieren können. Während sich viele Studien jedoch darauf konzentrieren, günstige Momente für Pausen zu identifizieren, berücksichtigen sie selten die Aktivitäten, denen Wissensarbeiter während der Pause nachgehen. Nach der Definition von Ressourcenerschöpfung kann jede Aktivität je nach persönlichen Präferenzen Ressourcen aufladen oder verbrauchen, was die Pausenaktivitäten zu einem entscheidenden Faktor für die Erzielung vorteilhafter Pausen macht. In dieser Arbeit wird untersucht, wie der Ansatz des Break Scheduler das Bewusstsein der Nutzer für ihre persönlichen Ressourcen und Pausengewohnheiten schärfen kann und wie er sie bei der Identifizierung vorteilhafter Pausenaktivitäten zur Verbesserung ihrer persönlichen Ressourcen unterstützt. Dieser Ansatz konzentriert sich auf Selbstexperimente, um das Bewusstsein durch Selbstreporting und Nudging zu verbessern. Zusätzlich schlägt ein regelbasiertes System einen Pausenplan vor, der vom Nutzer personalisiert und vom Break Scheduler im Laufe der Nutzungszeit auf der Grundlage der Selbstberichte des Nutzers angepasst wird. Die Untersuchung umfasste 13 Teilnehmer, die die Software über einen Zeitraum von ein bis zwei Wochen nutzten. Es wurden insgesamt 154 Pausen und 143 Tagesberichte erfasst. Jeder Teilnehmer beantwortete außerdem einen Fragebogen vor und nach der Intervention, welche wertvolle Einblicke in seine demografischen Daten, frühere Pausengewohnheiten und seine Erfahrungen mit dem Break Scheduler lieferte. Insgesamt deuten die Ergebnisse darauf hin, dass Selbstberichte und Anregungen, wie die Planung der Pausen im Voraus und Benachrichtigungen, das Bewusstsein für die persönlichen Ressourcen und Pausengewohnheiten der Teilnehmer verbessern können. Darüber hinaus ist der Personalisierungsaspekt des Break Schedulers von entscheidender Bedeutung, um den Nutzern zu helfen, Pausenaktivitäten zu identifizieren, die sie erfolgreich dabei unterstützen, ihre persönlichen Ressourcen wieder aufzuladen. Die Ergebnisse dieser Arbeit bieten Einblicke in das Potenzial des Break Scheduler Ansatzes, Wissensarbeiter dabei zu unterstützen, ihr Bewusstsein für ihre persönlichen Ressourcen und Pausengewohnheiten durch Selbstauskunft und Nudging zu schärfen und ihnen dabei zu helfen, nützliche Aktivitäten zur Verbesserung ihrer persönlichen Ressourcen zu finden.
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